motivasi

George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

·         William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

·         Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

·         mengetik (typing)

·         menghitung (calculating)

·         memeriksa (checking)

·         menyimpan warkat/arsip (filing)

·         menelepon (telephoning)

·         menggandakan (duplicating)

·         mengirim surat (mailing)

·         dan kegiatan lain.

[sunting]Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

·         Manajemen dan pengarahan

·         Tata laksana/penyelenggaraan

·         Pelaksana secara efisien

·         Manajemen

·         Pengawasan

·         Pengendalian dan pengawasan

·         Pengarahan dan pengawasan

·         Pengarahan

·         Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

·         pegawai

·         Material perlengkapan

·         Persayaratan

·         Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

·         Kepegawaian perkantoran (office personel)

·         Metode perkantoran (office methods)

·         Perlengkapan perkantoran (office equipment)

·         Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)

·         Biaya perkantoran (office costs)

·         Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

·         ruang perkantoran (office space)

·         komunikasi (communications)

·         kepegawaian kantor (office personnel)

·         perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

·         peralatan dan mesin (appliance and machine)

·         perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)

·         metode (methods)

·         tata warkat (records)

·         kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

[sunting]Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

·         Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

·         Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

·         Membantu perusahaan memelihara persaingan.

·         Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

·         Membuat catatan dengan biaya minimal

[sunting]Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1.Pengadministrasian seluruh kegiatan

2.Menginventarisasi peralatan kantor

3.Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

4.Melakukan pengasr

  Sumber:http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

Pelayanan prima

HAKIKAT DAN PENGERTIAN PELAYANAN PRIMA

pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengankata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan kualitas. Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan (penjual, pedagang, pelayan, atau salesman). Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah, ataupun perusahaan bisnis.

Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu negara tercermin dari satandar pelayanan yang diberikan pemerintah kepada rakyatnya. Negara-negara yang tergolong miskin pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal. Pada negara-negara berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal. Sedangkan di negara-negara maju kualitas pelayanan terhadap rakyatnya di atas standar minimal.

Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli. Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:

1. kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan
2. kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan
3. kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan
4. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Vincent Gespersz menyatakan bahwa kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:
a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.
f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempatpelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.

pentingnya motivasi dalam bekerja

Motivasi kerja sangatlah penting bagi Anda baik yang ingin bertahan di karir tertentu, untuk mengembangkan karir, bahkan untuk pancapai jenjang karir tertinggi. Tanpa motivasi kerja tidak mungkin Anda mendapatkan prestasi kerja yang tinggi yang akan berimbas pada kemajuan karir Anda.

Orang-orang yang sukses dalam karir adalah mereka yang memiliki motivasi kerja. Jika seseorang yang memiliki keterampilan begitu memukau, artinya dia memiliki motivasi tinggi untuk menguasai keterampilan itu. Jika seseorang yang mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan cepat, artinya dia memiliki motivasi kerja yang tinggi. Termasuk mereka yang selalu disiplin bekerja, karena motivasi kerjanya yang luar biasa.

Persaingan kerja bukanlah hal yang mudah. Setiap tahun, akan muncul ribuan tenaga kerja baru yang siap menggantikan posisi Anda. Belum rekan kerja, para pelamar yang datang dari luar negeri, bahkan keryawan di perusahaan pesaing pun bisa mengancam karir Anda jika Anda tidak mampu mempertahankan kinerja yang baik. Jadilah yang terbaik, pertahankan motivasi kerja Anda.

Tentu saja ada beberapa faktor yang akan mempengaruhi motivasi kerja karyawan di sebuah perusahaan.

Pertama, faktor kebijakan perusahaan. Melipui gaji, tunjangan, dan pensiun. Dampaknya terhadap motivasi kerja biasanya hanya sekedar untuk bertahan. Tidak memberikan dampak yang begitu besar dalam peningkatakn kinerja. Jadi, perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan masalah gaji, pensiun, dan tunjangan untuk memotivasi karyawan untuk mendapatkan kinerja terbaik. Kecuali, jika perusahaan mampu memberikan gaji selangit, jauh diatas rata-rata gaji, mungkin akan memiliki pengaruh. 

Kedua, faktor imbalan atau reward. Jika dikelola dengan baik, sistem imbalan atau reward terhadap karyawan yang berprestasi akan memberikan dampak yang besar untuk peningkatan motivasi.

Ketiga, faktor kultur perusahaan. Nah, yang ini, jangan dianggap sepele. Meski terlihat sederhana, tetapi masalah kultur perusahaan bisa memberikan dampak yang besar dalam peningkatan motivasi kerja. Kultur-kultur yang mengedepankan rasa hormat, kebersamaan, kejujuran, dan keakraban akan meningkatkan motivasi kerja cukup signifikan.

Keempat, faktor kondisi mental karyawan itu sendiri. Ini yang terpenting. Jika seorang karyawan yang memiliki mental yang kuat, dia akan tetap memiliki motivasi kerja meski ketiga faktor diatas kurang mendukung. Mereka memiliki pikiran jauh ke depan. Pandangannya tidak sempit hanya saat ini saja. Mereka memiliki jiwa besar untuk tetap memberikan kontribusi sebaik mungkin. Sayangnya, faktor ini kadang terlewatkan baik oleh karyawannya sendiri maupun oleh perusahaan.

Nah, bagi Anda seorang karyawan, apakah Anda sibuk menuntut tiga faktor pertama tadi atau sibuk mengembangkan diri menjadi seorang karyawan dengan motivasi kerja tinggi? Anda bisa mendapatkan pekerjaan yang lebih baik jika kualitas diri Anda lebih baik. Namun, itu tidak akan tercapai jika Anda hanya sibuk menuntut. Fokuslah pada diri Anda untuk menjadi lebih baik dan Anda akan mendapatkan yang lebih baik